Wiele organizacji i instytucji posiada ogromne zbiory danych w postaci fizycznej. Według prawa powinny być przechowywane przez wiele lat i dostępne na żądanie instytucji publicznych. Do ich przechowywania powstały szafy kartotekowe, które są przystosowane do szybkiego dostępu do danych. Ważną cechą mebli biurowych powinna być łatwa identyfikacja i podział dokumentów. Dzięki specjalnym oznaczeniom każda księgowa lub pracownica kadr powinna natychmiast trafić na szukaną teczkę.